Mathieu Janin 2.0

Les solutions de gestion documentaire sont très tendance

Vendredi 16 Mars 2012

1er novembre 2001 - L’énorme pression sur les coûts et sur la productivité infligée aux entreprises par l’environnement économique actuel impose un nombre croissant de mesures de rationalisation au sein de nos départements administratifs et bureautiques. Dans ce domaine, la gestion et le flux de travail documentaire gagnent massivement en importance.


L’influence des courriers électroniques et d’Internet conduit à un débordement d’informations numériques au sein des entreprises. La numérisation ininterrompue n’épargne pas non plus les autres sources d’informations dites « classiques » que représentent les livres et les journaux. Le papier a-t-il définitivement vécu dans un avenir proche sous sa forme actuelle? La prophétie de l’avènement du «bureau sans papier» annoncée déjà depuis quelques décennies serait-elle enfin devenue réalité? Absolument pas. À la grande surprise générale, l’être humain nécessite l’utilisation de plus en plus importante de papier. Mais les nouvelles technologies nous permettent de créer, distribuer, reproduire et d’archiver des documents sous une forme de contenu inhabituelle jusqu’à ce jour.Le bureau d’aujourd’hui

Intransparence de coût dans l’environnement documentaire

La bureautique moderne et le flux d’informations relatif aux entreprises sont influencés dans un proche avenir par divers facteurs. Dans cette optique, la migration vers ce niveau d’exigences est déjà en marche dans beaucoup de sociétés. La numérisation ou la digitalisation complète de toutes les formes d’informations, la représentation de l’information sous la forme colorisée et la distribution électronique de l’information font partie intégrante de ces facteurs. De plus, la multifonctionnalité des appareils ainsi que l’archivage électronique d’informations sont des critères de choix de plus en plus prisés. La reproduction des informations n’est pas absente de ces critères de choix. L’impression numérique à l’intérieur d’un réseau, l’optimisation du flux de travail des documents et l’automatisation des cycles de travail et de document représente les pierres d’achoppement de l’organisation bureautique moderne. Si une entreprise désire continuer à se développer dans un environnement concurrentiel global, elle doit impérativement intégrer une flexibilité élevée ainsi qu’une capacité inhérente d’adaptation à l’environnement de travail, l’observation ciblée de tous ses compétiteurs, un apport constant d’innovations dans le but de créer des avantages concurrentiels et veiller à l’augmentation de l’efficacité et ä l’optimisation des services proposés pour améliorer l’état de satisfaction de sa clientèle. La réalité observée généralement dans la plupart des entreprises démontre une autre image. Bien souvent, l’organisation bureautique ne répond, de loin pas, à ce credo idéal. Cette réalité peut facilement être démontrée à l’aide de l’exemple de documents devant être imprimés par l’intermédiaire d’une imprimante sur du papier. La présence de plusieurs imprimantes par bureau est synonyme de coûts élevés d’acquisition. Quant aux coûts d’impression, ils ne sont pas des plus transparents. Les consommables nécessaires au bon fonctionnement d’une imprimante peuvent être considérés comme onéreux et leur utilisation n’est pas très bien contrôlable. Outre ces éléments, si l’on rajoute le fait que les informations doivent toujours être diffusées à plus large échelle et que la pléthore actuelle d’informations empêche les destinataires de travailler ces dernières, l’utilisation de solutions modernes d’impression et d’un concept de gestion des flux de travail apporte des améliorations décisives. Les concepts disposant d’un capital de pérennité suffisant dans le cadre de la gestion documentaire conduisent les entreprises à remplir leurs exigences en matière d’augmentation de productivité, de réduction des coûts, de flexibilité, d’augmentation de la qualité en matière de couleurs, de fonctionnalités relatives à l’administration des tâches, l’ergonomie et l’intégration parfaite dans l’environnement de travail. La condition nécessaire à tout cela est l’utilisation de matériel d’impression multifonctionnel et son intégration à des structures modernes de communication proposant aussi bien un flux d’information interne qu’externe ainsi que l’utilisation de logiciels efficaces.

Le futur sans papier – mythe ou réalité?
Il y a quelques années encore, les lettres personnelles ou personnalisées représentaient l’outil de marketing le plus important de la correspondance commerciale classique. L’acceptation croissante de l’e-mail est en train de changer cette donne. Les messages courts et les annexes numériques représentent des formes de distribution d’informations sans papier de plus en plus prisées et permettent une distribution ciblée à une seule personne ou à un groupe spécifique de destinataires. Ce changement d’outil touche également de plus en plus le monde des relations d’entreprise à entreprise (B2B). En raison d’une réflexion d’ordre législatif et sécuritaire, l’envoi électronique de documents confidentiels, à l’instar d’un relevé bancaire ou de documents secrets, par exemple, ne s’est pas encore établi dans ce domaine. Malgré ses défauts, le passage à la messagerie électronique reste un acte motivant et présente de nombreux avantages. Ce faisant, on peut facilement transférer directement ses messages, y répondre ou les retravailler directement – chose impossible lorsqu’on utilise le fax. La petitesse des coûts relatifs à l’utilisation d’une messagerie électronique (matériel, production et envoi) représente son principal avantage.

La limitation des flots d’informations

Le flot quotidien d’informations augmente de jour en jour. Les e-mails et Internet représentent des sources électroniques d’information supplémentaires aussi faciles à consulter qu’à transporter. Pourquoi dès lors s’étonner de l’augmentation constante de ce volume d’informations à partir duquel nous essayons de filtrer l’essentiel? À l’ère des services Internet cela n’est pas toujours évident, puisque jusqu’à sept millions de pages web de son contenu changent quotidiennement. De l’autre côté, différents fournisseurs de contenu sur Internet tentent de financer leurs dépenses d’exploitation par la vente de publicité, ce qui énerve bien souvent les internautes dont le travail de recherche est ralenti par l’affichage à l’écran de bannières publicitaires ou de courriers publicitaires non demandés (Junk Mails) qui se propagent toujours plus sur le réseau des réseaux.

Contrairement au junk mail, la lettre personnelle ne sera pas seulement volontiers acceptée par son destinataire, elle sera même attendue et suscitera un intérêt élevé de la part du destinataire, même si les annexes non demandées disparaissent souvent sans lecture préalable. La lettre individuelle ou le document personnalisé resteront également à l’avenir le moyen de communication le plus important avec la clientèle et les partenaires commerciaux. La forme d’un tel document a radicalement changé. L’utilisation de couleurs, de formules et de contenus individualisés, de mises en page beaucoup plus évoluées que par le passé contribue à rendre les documents d’aujourd’hui beaucoup plus agréables à consulter. On peut également réaliser aujourd’hui tout cela de façon électronique, pour autant que le destinataire soit d’accord d’être actif devant son écran et de travailler avec sa souris. Si nous sommes capables de lire un document imprimé sur papier dans n’importe quel lieu, il n’en va pas de même pour un document électronique. Le papier n’est donc pas prêt à être relégué aux oubliettes – même si la forme de transmission des informations, la représentation et la distribution ont radicalement changé.

D’une solution d’impression à une solution documentaire
Un système d’impression numérique moderne peut se transformer en système de gestion documentaire, moyennant l’adjonction d’extensions matérielles et logicielles supplémentaires. Un tel système s’utilise dans le but d’optimiser et d’automatiser le Document Workflow. Ce Workflow (flux de travail) comprend la fabrication, le stockage, la distribution, la reproduction et l’archivage de documents. D’autres fonctions de Document Workflow sont l’indexation et la recherche de documents lors de l’archivage ainsi que le façonnage final d’une multitude de possibilités de finitions. Les solutions de gestion documentaire actuelles permettent une large automatisation de ces fonctions et conduisent à d’énormes réductions de coûts et de temps de travail. L’analyse de coûts démontre que dans une entreprise environ 50% des coûts totaux de workflow sont à répercuter sur le compte du contrôle des documents ainsi que de leur répartition. Le tiers suivant peut être défini en tant que coûts d’utilisation résultant des périodes d’attente, des répétitions de fonctions, etc. Les coûts d’investissement ne se montent, dans une considération aussi large, qu’à 1% des coûts totaux.

Les possibilités de communication offertes ainsi que l’augmentation de l’ergonomie en matière d’utilisation et de contrôle des différentes phases de travail sont des facteurs décisifs d’automatisation du workflow. Les possibilités de communication comprennent un accès illimité au LAN (réseau local) ainsi qu’une connexion téléphonique au réseau fixe normal servant à la fonction intégrée de fax. Pour autant que le réseau local sur lequel se trouve le RIP (Raster Image Processor : un ordinateur exclusivement dédié à l’impression numérique) soit équipé d’un routeur, d’un gateway ou d’un système de firewall interne le reliant à Internet, le système d’impression pourra également accéder à des services Internet ou à d’autres services TCP/IP. Les services Internet comprennent principalement l’accès direct à la messagerie électronique. Le système automatique documentaire peut numériser un document et acheminer automatiquement ce dernier sous forme d’annexe numérique (attachment) de format Tiff ou PDF à une ou plusieurs adresses E-Mail (fonction Scan-to-E-mail) sans manipulation de l’utilisateur. Ce dernier peut naturellement contrôler en tout temps l’état fonctionnel du travail depuis l’écran de son ordinateur. Parmi les autres fonctions de numérisation proposées, citons le Scan-to-File et le Scan-to-Twain (standard d’interface entre un scanner et un logiciel de retouche d’images). Un contrôle de maintenance automatique est également possible à cet endroit. En cas de problème, le système enverra automatiquement un e-mail au technicien de service.

Pour autant que le système d’impression soit relié à Internet par l’intermédiaire d’un routeur, on pourra lui attribuer une adresse IP. Grâce à l’Internet Printing Protocol (IPP), on pourra piloter ce système via Internet depuis n’importe quel endroit, pour autant que l’utilisateur ait rempli toutes les exigences d’ordre sécuritaire (mot de passe, etc.). Grâce à ce système d’impression sur Internet, on peut envoyer un ordre d’impression depuis son domicile directement sur le système d’impression de l’entreprise ou envoyer à moindre coût un document prêt à être imprimé directement dans l’imprimante d’une filiale à l’étranger. L’archivage numérique représente une autre fonction importante du Document Workflow. Ce domaine d’activité propose également un choix de solutions économiques. Ici l’idée de base est la suivante: Plus tôt un document est intégré dans un système numérique, plus grands en seront les effets de rationalisation et les économies de coûts résultants.

L’introduction de système d’archivage numérique dans une entreprise peut être source d’une intrusion importante dans l’organisation interne de ses processus. Il existe également des solutions faisant preuve d’une grande flexibilité et offrant une large offre d’interfaces destinées à des applications déjà existantes. Ce genre de système peut mieux s’intégrer dans des structures déjà existantes.



L’automatisation apporte gain temporel et réduction de coûts

Pour autant qu’elle soit implémentée avec succès, l’utilisation de solutions de gestion documentaire visant à automatiser et optimiser le document workhouse conduit à une flexibilité plus élevée, à des débits de production supérieurs, à une optimisation de performance ainsi qu’à un meilleur contrôle des coûts. Ces solutions documentaires contribuent par conséquent à une création de valeur ajoutée plus importante que l’utilisation d’imprimantes de réseau ou de simples solutions d’impression.

L’utilisation de telles solutions conduit, selon la taille d’entreprise et le secteur d’activités choisi, à des améliorations qualitatives du déroulement des travaux ainsi qu’à une optimisation des flux internes de travail. Condition indispensable à l’atteinte de ces améliorations, l’employeur doit être prêt à transformer les différentes étapes de travail composant une activité, sous peine de ne pas rentabiliser suffisamment son investissement ni de créer suffisamment de valeur ajoutée. Cette évolution nécessite la collaboration avec un partenaire sérieux, susceptible de pouvoir analyser la situation réelle actuelle de l’entreprise, de fournir et d’implémenter les solutions adéquates, et non pas seulement de vendre du matériel informatique.
Mathieu Janin

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